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浅谈对招标代理机构的标准化管理
发布时间:2014-10-8 阅读:835

 摘要:标准化是制度化的最高形式,能够在一定范围内获得最佳秩序,是一种非常有效的工作方法。对满足条件的社会事务,也完全可以实行标准化管理。招标代理机构的事务具有实行标准化管理的可行性,而且在其资质管理中已经实行,因此,只要切实把握具体的标准化要求和原则,就可以在建立制度的基础上,实现对招标代理机构各类活动的标准化管理。执行标准化管理的前提,是专业监管机构对这一思路的认可和实践。 
   关键词:招标代理机构 标准化管理 新思路 

 

一、标准化的定义及其在管理领域的扩展应用和实践目的 
   所谓标准,是指依据科学技术和实践经验的综合成果,在协商的基础上,对经济、技术和管理等活动中,具有多样性的、相关性征的重复事物,以特定的程序和形式颁发的统一规定。而所谓标准化(参国家标准GB/T 3951—83对标准化下的定义),则是指在经济、技术、科学及管理等社会实践中,对重复性事物和概念,通过制定、发布和实施标准,达到统一,而后依标准付诸行动,以获得最佳秩序和社会效益。 
  标准化包括制定标准和贯彻标准。实施标准化已经取得世界各国和国际社会的普遍重视。标准化是制度化的最高形式,可以运用到生产、开发设计、管理等各个方面,能够在一定范围内获得最佳秩序,是一种非常有效的工作方法。 
  在通常的理解当中,标准化应用于管理领域,都是实施在一个单位或企业的内部,如一个制造企业,将涉及产品生产的各种规范,如作业流程、作业方法、作业条件等等,形成文字化的规定并贯彻执行,使之标准化,从而达到以规定的成本、规定的工时,生产出品质均匀、符合规格的产品的目的。 
  而在政府机关、事业单位所涉及的社会事务管理中,我们通常强调的是“规范化”管理。所谓的规范化管理,实施手段多是强化职能、健全规章、提高标准、落实责任等,其过程要求多于结果验收,缺乏具体的操作性,一阵风头之后,往往流于形式。因此,我们必须在社会事务的管理中拓展思维,勇于借鉴,即:只要某一类社会事务管理具备实施标准化的条件,我们就可以对其进行标准化管理。 
  笔者认为,各级建设行政主管部门,尤其是专业招标监督管理机构,对工程建设项目招标代理机构的各类事务完全可以实行“标准化管理”。 
  二、对招标代理机构已经实行的标准化管理 
  招标代理机构,是指依法设立、从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织。从事工程建设项目招标代理业务的招标代理机构,其资格由国务院或者省、自治区、直辖市人民政府的建设行政主管部门认定。其日常管理则由地方建设行政主管部门委托专业监督管理机构(招标投标管理办公室)实行。 
  在现行的招标代理机构资格认定中,其实已经实行了部分的标准化管理。如《工程建设项目招标代理机构资格认定办法》第八条规定:申请甲级工程招标代理机构资格,除具备规定的条件外,还应当具备下列条件:(一)近3年内代理中标金额3000万元以上的工程不少于10个,或者代理招标的工程累计中标金额在8亿元以上(以中标通知书为依据,下同);(二)具有工程建设类执业注册资格或者中级以上专业技术职称的专职人员不少于20人,其中具有造价工程师执业资格人员不少于2人;(三)法定代表人、技术经济负责人、财会人员为本单位专职人员,其中技术经济负责人具有高级职称或者相应执业注册资格并有10年以上从事工程管理的经验。(四)注册资金不少于100万元。 
  上述规定全面、具体而明确,再配合现代微机和网络手段,可以有效地杜绝“说你行你就行、说不行就不行”的人为操作,使招标代理机构的申请、升级、复审、处罚等管理事务快捷、准确而高效,其规范性作用是显而易见的。但是,我们对于招标代理机构的日常业务行为,还缺乏标准化管理的意识。 
  三、对招标代理业务实行标准化管理的必要性和可行性 
  在目前的工程建设项目招标代理活动中,个别的招标代理机构存在相当程度的违法违规行为,如:以不正当手段取得项目代理权、串通招标人在招标文件或评标办法中埋伏歧视性或操作性条款、利用代理身份操纵资格审查结果、与投标人串通进行私下交易、利用可以进入开评标现场的方便,泄密或篡改评、定标结果等。上述行为极大地损害了工程建设项目招投标活动的公正性。对存在的这些问题,我们有必要予以高度重视,深入探讨。 
  笔者认为,招标代理机构之所以能在业务活动中八面玲珑、左右逢源,甚至为所欲为,其实就是利用自身在工作身份、专业技术、业务常识等方面的优势,钻相关政策和管理规定的空子。由于其违规行为具有隐蔽、擦边及利益方配合等特点,监管部门较难发现,处理也缺乏依据,明知其行为不轨却往往束手无策。其实,事先的防范肯定好过事后的追究。相关的监管部门如果能为招标代理活动预设一系列标准化的流程,同时加强同步的监督管理,应该可以消除招标代理中的违法违规现象。 
  参照标准化管理的理论,我们可以论证:对招标代理业务实行标准化管理是具备可行条件的。1、各级招标投标管理办公室是工程建设招投标活动的专业管理机构,授权明确,职责清晰,不存在“无人问津”或“九龙治水”的问题。2、各地建设工程交易中心基本建立完善,招标代理活动尽可纳入有形建筑市场,不至于场外失控。3、招标代理业务在程序和形式上具有重复性,完全有条件形成系统的规程。由此可见,我们的招投标监管机构完全可以对职责范围内的招标代理业务实施有效的标准化管理。当然,其关键是要首先建立起一整套切实可行的标准化管理制度。 
  四、建立招标代理业务标准化管理制度应该把握的原则 
  可行的标准至少要满足以下六点:1、目标指向:标准必须面对目标。2、显示原因和结果:要说明为什么做、如何做、做到什么程度。3、准确:要避免抽象,模糊的词语不宜出现。4、数量化:每个读标准的人必须能以相同的方式解释标准。为了达到这一点,标准中应该多使用图表和数字。5、现实:标准必须是现实的,即可操作的。6、修订:标准在需要时必须修订。 
  上述要求落实到招标代理业务标准化管理制度的制定和监督执行上,必须把握以下几个原则:

1、行为主体的合法化。监管机构应对招标代理机构的资质及其从业人员的资格进行定期的备案审查,以保证其在资质允许的范围和期限内开展代理业务,防止资质挂靠、人员缺位等问题发生。同时加强对代理人与招标人签订的书面委托代理合同的备案审查,消除不正当竞争。 
  2、从业人员的纪律化。在招标代理各个环节中,为招标代理从业人员规定具体的从业规程和纪律。如在开标和评、定标时挂牌上岗、进入评标室内要同等遵守评标室管理规定、未接受委托时不得参与评标委员会的工作、在规定的时限内完成规定的任务等。发现不合规程和纪律的行为及时纠正,从而避免造成“既成事实”。 
  3、业务流程的系统化。招投标活动具有基本固定的程序,因此可以确定明晰、公开的业务流程,即满足什么条件才能进行下一步程序,出现什么情况必须转入另一个环节,完成什么工作要公示什么结果等,在实施过程中落实各个环节代理和管理人员的责任,实行经办签字制。流程的明晰和公开将有效防止环节上的暗箱操作。 
  4、活动资料的统一化。招标公告(投标邀请书)、招标文件、评标办法、评标报告等业务活动资料如果没有统一的格式,不仅会增加监管人员的审核工作量,也容易让不法人员钻空子,在文本中掺入歧视、排斥、违法违规的文字条款,直接影响招标活动的正常进行,甚至会造成不公正的结果。因此,监管部门有必要统一所有应用文本和表格的格式,在设计中注重应用和审核的方便,统一解释,从而避免不必要的争议和分歧。 
  5、工作手段的数字化。目前的代理业务中,还存在相当多的手工操作程序,如唱标记录、指标计算、综合记分汇总等,这些手工的过程容易给不法行为留下机会,一个数字的颠倒、小数点的移动、倾向性的四舍五入,都可能改变招标结果。因此,应该在招标活动中全面推行数字化工作手段,配备统一的、经过正式验收的应用软件,保证文字和数字结果的准确性。 
  从管理部门的角度来说,标准化管理可以实现以下四个目的:1、技术储备:集合全体管理人员的思想,通过实践和修订,逐步形成相对完善的标准化管理体系,是管理经验的持续积累,必然会全面提高业务管理水平。2、提高效率:有章可循、流水式业务衔接、统一格式的推广、微机和网络手段的应用,必能够大大节约人力和行政办公资源。3、防止再发:通过对标准化管理的教育、落实,可以使招标代理机构很快形成规范的工作方式、良好的工作作风,杜绝不法行为抬头和漫延。4、教育训练:标准化管理制度的形成和执行,更便于新的管理人员和代理人员了解业务规程,促进他们早日进入工作状态,可以先“知其然”,再逐渐“知其所以然”。 
  标准化管理是一个过程,我们不能指望本月发出红头文件,下个月各种符合要求的标准就完成了、各类行为就规范了。那些认为编制或改定了标准即认为已完成标准化的观点是错误的,只有经过指导、训练才能算是实施了标准化,也只有经过了持久地落实、监督才能形成标准化管理的局面。做为招标监管部门现在所要做的,首先是对标准化管理的认知,然后才是编制标准和实施管理,毕竟,对招标代理机构实行标准化管理是个全新的思路。

 
 
 
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